O QUE É A PORTARIA 1510?

A Portaria n.º 1510, publicado em 21 de agosto de 2009, é um regulamento redigido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que disciplina as regras de obrigatoriedade e utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) nas micros e pequenas empresas.

Essa norma regulamenta como deve ser feito o controle eletrônico da jornada de trabalho dos empregados, ou seja, o registro das entradas e saídas. O equipamento que possibilita fazê-lo é chamado de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e ele possui as seguintes funções:

- registrar a jornada de trabalho;

-emitir documentos fiscais;

-realizar controle de natureza fiscal em relação à jornada de trabalho.

De acordo com o MTE, a Portaria tem a finalidade de preservar os direitos dos trabalhadores no que diz respeito às horas extras e carga horária excessiva, pois o sistema impede que os registros sofram manipulações ou sejam excluídos, garantindo mais eficácia, integridade e confiabilidade a eles.

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS PONTOS DESSA NORMA?

A norma impactou de diversas formas a rotina do departamento pessoal e da companhia em geral. Os principais regramentos impostos por essa legislação são:

- está proibido impor qualquer tipo de restrição à marcação de ponto, marcadores automáticos e alteração dos dados registrados;

- estabelecimento dos requisitos mínimos legais para o funcionamento do REP (que serão listados posteriormente);

- obrigação da emissão de comprovantes da marcação de cada registro realizado no REP;

- imposição de especificações para os programas que tratarão das informações geradas pelo REP;

- determinação do formato dos arquivos digitais de registro e relatórios que o empregador deverá armazenar e apresentar aos órgãos fiscalizadores do trabalho quando requisitado.

O QUE MUDOU COM A VIGÊNCIA DA PORTARIA?

Antes da criação da norma, o controle de ponto era bastante suscetível a fraudes, erros de anotação dos horários pelos colaboradores, entre outros incidentes. Isso causava excessivo prejuízo para as empresas, pois em vários casos elas arcavam com custosas indenizações trabalhistas.

Com a obrigação do uso do REP e a proibição de quaisquer atos que desvirtuem os fins do registro, eles se tornaram mais precisos, transparentes e condizentes com a realidade, trazendo maior segurança jurídica. Além disso, proporcionou a minimização de conflitos sobre os pontos e melhorou a relação entre a empresa e o colaborador.

HÁ OUTROS MODOS DE REGISTRAR O PONTO?

São três as formas que o empregador pode controlar a entrada e saída dos seus colaboradores:

- manual: o empregado insere à mão, em uma folha de ponto ou livro, todos os dias: a hora em que chega no trabalho, iniciam e retornam do almoço e finalizam sua atividade;

- mecânica: cada funcionário possui um cartão que deve ser inserido no relógio de ponto nas mesmas situações listadas anteriormente;

- eletrônica: método mais moderno, o registro pode ser feito por leitura biométrica, da leitura de um cartão por proximidade ou pela digitação da senha pelo colaborador.

É nesse último método que se deve utilizar o sistema REP. Além disso, todos os empregadores que adotam o registro eletrônico devem realizar o Cadastro do REP (CAREP) no domínio oficial do MTE. Também deve ser implementado o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP).

O QUE É UM PROGRAMA DE TRATAMENTO E QUAL SUA LIGAÇÃO COM O REP?

Consiste em um sistema que se comunica com o REP e cria os arquivos exigidos por lei. Ele admite a inserção justificada de informações, como a inclusão de uma marcação faltante ou anotação de erros. Isso não altera ou exclui os dados originais e, por isso, é permitido. Ele pode ser obtido de três formas:

- por uma empresa que desenvolve esse tipo de software;

- contratando um desenvolvedor independente para criá-lo;

- desenvolvido pela equipe de Tecnologia e Informação (TI da empresa).

O empregador precisa conhecer as peculiaridades e especificações próprias do programa para não contrariar a legislação. Confira-as:

- não é preciso certificar ou registrar o programa no MTE;

- o desenvolvedor deve entregar um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, conforme prevê a norma, mesmo que seja desenvolvido pela própria empresa;

- se o sistema for utilizado por vários empregadores, é preciso emitir um certificado para cada um deles; a Portaria 1510 não descreve o funcionamento do programa, apenas que deverá ter arquivos e relatórios;

- para organizações com vários estabelecimentos, é permitido manter um único Programa de Tratamento, desde que gere arquivos e relatórios separadamente para cada um deles.

QUAIS SÃO OS REQUISITOS DO REP?

O artigo 4º da Portaria impõe diversas especificações técnicas mínimas para o funcionamento do REP na companhia, pois, sem elas, o aparelho não estará apto para funcionamento de acordo com a legislação. Confira um breve resumo da lista desses requisitos abaixo:

- relógio interno com contagem em tempo real;

- o relógio deve funcionar ininterruptamente por um período de 1.440 horas na ausência de energia elétrica;

- visor que demonstra horários em horas, minutos e segundos; mecanismo impressor em bobina de papel, que permita impressões por mais de cinco anos;

- forma de armazenamento permanente, em que os dados não podem ser alterados ou apagados — a tecnologia é chamada de Memória de Registro de Ponto (MRP);

- meio de armazenamento chamado de Memória de Trabalho (MT), em que serão armazenados os dados necessários às atividades do REP;

- porta USB externa, chamadas de Porta Fiscal, sua finalidade é exportar dados de MRP para Auditor-Fiscal do Trabalho; o REP também não deve depender de outro aparelho externo para marcar ponto; a marcação de pontos será paralisada se o REP necessitar de comunicação com outro equipamento, como efetuar carga e leitura de informações.

QUAIS SÃO AS VANTAGENS E DESVANTAGENS DA PORTARIA?

É importante estar ciente de que a Portaria proporciona vantagens e desvantagens a uma empresa. Confira quais são elas a seguir.

VANTAGENS:
- maximiza a confiabilidade dos dados, pois a norma exige que o REP tenha sua memória protegida e lacrada, impedindo que outros acessem seus dados internamente;

- permite que seja utilizado o Arquivo Fonte de Dados (AFD) para comprovar a legitimidade da jornada de trabalho em eventual ação trabalhista;

- aumenta a disciplina na marcação do ponto pelos funcionários, pois eles terão em mãos o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido pelo REP; equipe contábil ou escritório de contabilidade contratado, junto com os gestores de Recursos Humanos (RH), terão acesso facilitado aos dados do empregado, otimizando a geração de folha de ponto, análise das horas extras e registro de faltas.

DESVANTAGENS:
- haverá custos com a substituição de aparelhos para adequação à Portaria;

- nas organizações nas quais estão alocados fisicamente empregados de mais de uma empresa, é preciso adquirir um equipamento para cada uma delas. Para minimizar as desvantagens, reduzindo a necessidade de troca de equipamentos, o administrador deve optar por fornecedores de equipamentos que sejam conceituados pela qualidade de seus produtos e serviços de manutenção.

Também é relevante saber que a manutenção do REP só pode ser realizada por profissionais credenciados pelos fabricantes. Portanto, recomenda-se que seja contratado um fornecedor com uma ampla rede serviços, pois ele terá profissionais disponíveis para atendimento em várias regiões.

A PORTARIA SOFREU ATUALIZAÇÕES?

As disposições dessa norma têm sido contestada por vários anos, diante da necessidade de atualização e alteração de seu conteúdo, o MTE editou e publicou a Portaria n.º 373 de 25 de fevereiro de 2011, que dispõe alternativas eletrônicas para as formas de controle de jornada de trabalho.

Os sistemas alternativos devem ser aprovados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho (CCT) ou (ACT). Usar o ponto por exceção obriga a companhia a disponibilizar para seus funcionários a consulta de quaisquer informações sobre a Folha de Pagamento, até a data do efetivo pagamento.

Fonte: Jornal Contábil
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